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La flexibilidad y la digitalización de la experiencia del personal están en el ADN de la compañía de seguros Assurant Puerto Rico, con oficinas en San Juan.

La empresa, en la que trabajan 80 personas y que es subsidiaria de una multinacional con presencia en 21 países, este año, inició en Puerto Rico la implementación de un asistente virtual de recursos humanos, que los trabajadores pueden acceder las 24 horas desde sus computadoras y dispositivos móviles.

“Se estrenó en Estados Unidos el año pasado y tiene que ver con incorporar la tecnología y la innovación a la experiencia de nuestros empleados”, expuso Florencia Primiterra, directora de Organización de Gente. Añadió que la herramienta “tiene toda la información que un empleado necesita tener al alcance de la mano, con una respuesta superrápida, dentro de los 30 segundos de realizada la consulta”.

Explicó que el asistente virtual, tipo bot, puede accederse haciendo clic en un enlace ubicado en la plataforma de videoconferencias Microsoft Teams. Al bot se le pueden hacer preguntas relacionadas con políticas corporativas, procedimientos de la organización, temas de nómina, y licencias de vacaciones y enfermedad, por ejemplo.

“Cuando la persona no obtiene una respuesta porque, quizás, es una pregunta más personalizada, puede contactarse con el equipo de People (Recursos Humanos) a través de la creación de un ticket que se responde en poco tiempo”, apuntó Primiterra.

Aunque aún no se pueden solicitar días de vacaciones o enfermedad a través del asistente virtual, dijo que en Recursos Humanos están trabajando para sumar más funcionalidades al bot. Por ahora, el asistente virtual lleva al empleado a un enlace que lo conecta a la plataforma donde se hacen las solicitudes de licencias.

“Lo lanzamos recién en abril de este año”, indicó Primiterra. “A muy pocas semanas de lanzado, ya teníamos al 75 % de la población interactuando con el asistente virtual”.

Para motivar a los usuarios a utilizar el bot, “hicimos mucha campaña de comunicación y manejo de cambio porque es una manera distinta de interactuar; dándoles mucha tranquilidad a nuestros colaboradores de que somos los del equipo de People los que estamos detrás de esta herramienta”, contó la directora.

“Tenemos la flexibilidad como uno de los pilares principales de la compañía y este asistente virtual es parte de eso: de que tengan más empoderamiento y flexibilidad a la hora de hacer sus propias gestiones y consultas”, afirmó.

Esa flexibilidad también está presente en la modalidad híbrida de trabajo que impera en Assurant Puerto Rico, en donde se labora un día de manera presencial y cuatro de modo virtual, para proveer al personal un mayor balance de vida y trabajo. “Estamos seguros de que seguimos siendo muy productivos y que los niveles de satisfacción con la experiencia del empleado son altos, gracias a esto”, declaró Primiterra.

Es un modelo que llegó para quedarse, al punto que la empresa se encuentra en proceso de remodelar sus instalaciones para ajustarse a esta nueva forma de trabajar, informó Federico Grosso, presidente de Assurant Puerto Rico.

“Es un nuevo espacio 100 % conceptualizado como un lugar de trabajo colaborativo, con espacios abiertos, donde no hay oficinas individuales para ningún ejecutivo en la compañía”, describió el ejecutivo. Añadió que el renovado espacio, que deberá estar listo en octubre, contará con salas de reuniones y salones multiusos para fomentar la colaboración, así como con cabinas telefónicas y oficinas que se pueden reservar para trabajar de manera individual.

Según Primiterra, una vez la remodelación esté completada, “ese día que vayamos a la oficina, vamos a encontrar el valor agregado de que tenemos de vernos en persona, de armar espacios de brainstorming y que la colaboración se dé ahí”.

Otro aspecto en que están presentes la flexibilidad y la adopción de la tecnología es en las iniciativas de capacitación y adiestramiento. Bajo el programa Own Your Career, la empresa provee oportunidades al empleado para que pueda hacer realidad su plan individual de desarrollo. Primiterra explicó que, cada año, todo miembro de la plantilla debe reunirse con su líder para armar un plan de desarrollo individualizado que puede incluir desde adiestramientos directamente relacionados con sus funciones hasta participación en proyectos especiales.

Para concretar ese plan, el empleado cuenta con el apoyo de Recursos Humanos. También cuenta con acceso una plataforma de adiestramientos en línea, llamada Udemy, que tiene miles de cursos disponibles las 24 horas. Hay módulos de temas de desarrollo profesional, como certificaciones relacionadas con seguros y finanzas, y para desarrollar otro tipo de habilidades, como formación de capacidades de liderazgo, relaciones interpersonales, manejo de conflictos y cómo gestionar una reunión efectiva, mencionó Grosso.

Primiterra informó que el programa de bienestar es otro que se beneficia de herramientas digitales. En este caso, se trata del ofrecimiento de webinars de educación financiera y de una aplicación para trazarse objetivos de bienestar. “Al digitalizar la experiencia del empleado, le brindamos acceso a nuestra propuesta de valor de manera fácil”, aseguró la ejecutiva.

A juicio de Grosso, esa flexibilidad y confianza para con los trabajadores aumenta la productividad y el compromiso, lo que redunda en que la empresa haya estado entre los Mejores Patronos en catorce ocasiones y que, este año, figure, además, entre los Best Employers.

La autora es periodista colaboradora de Suplementos.