En Puerto Rico, los espacios de coworking o cotrabajo se han consolidado como una alternativa de oficina, tanto para quienes trabajan por cuenta propia como para los pequeños negocios.

Se trata de lugares con oficinas compartidas y privadas equipadas, que se pueden alquilar a corto plazo y donde personas de distintas empresas trabajan juntas.

“La principal ventaja es que es una oficina instantánea; la puedes utilizar en tan poco tiempo como la necesites, pues no hay que equiparla”, destacó Roberto Becerril, dueño y fundador del espacio de cotrabajo Covalente 107, en Aguadilla.

La mayoría de los lugares de cotrabajo en Puerto Rico cuentan con planta eléctrica de respaldo, cisterna de agua e internet de alta velocidad. Las oficinas, salas y salones de conferencia suelen estar amueblados y muchos cuentan con espacios para consumir alimentos, así como con recepcionista o secretaria compartida. Los inquilinos solo llevan sus computadoras, se conectan y comienzan a trabajar.

¿Cómo funciona?

Entre las opciones que ofrecen estos espacios están: oficina virtual, escritorio compartido (hot desk), escritorio dedicado y oficina privada. Algunas empresas de cotrabajo brindan estos servicios mediante membresía, otros lo hacen por contrato de, al menos, un mes y unos ofrecen pases de un día o una semana.

“Con una oficina virtual, puedes utilizar nuestra dirección para recibir correspondencia y paquetes”, explicó Becerril. El servicio puede incluir una dirección comercial física, manejo de correo postal y un número de teléfono exclusivo para el negocio, aunque no trabajes físicamente en el lugar.

En el caso del hot desk, se trata de espacios abiertos equipados con escritorios en donde el cliente llega, se sienta en cualquiera que esté disponible, conecta su laptop y listo. Mientras, con el escritorio dedicado, se brinda al cliente acceso a su propio escritorio asignado en una oficina compartida. Dependiendo del lugar, este servicio puede incluir un archivo con llave para su uso privado. En cuanto a las oficinas privadas, las hay con capacidad para una o varias personas de un mismo grupo de trabajo.

Las membresías y los contratos suelen estipular la cantidad máxima de tiempo al mes en la que el inquilino puede utilizar los salones de reuniones. El pago incluye los servicios de agua, electricidad e internet.

Para Becerril, este modelo es ideal para negocios que están empezando a expandirse. “Le da al profesional una presencia corporativa más grande que trabajar desde la casa, ya que puede recibir clientes en un salón de conferencias en vez de un restaurante”, mencionó. “Y si la empresa tiene a varias personas trabajando remoto desde distintos puntos de la isla, pueden rentar un espacio de coworking por el tiempo que necesiten para reunirse y trabajar juntos”.

La entrevistada agregó que la flexibilidad de los lugares de cotrabajo le permite a los negocios expandir su huella corporativa y establecer su presencia en distintos mercados. “Les permite expandir su clientela porque, si viven o tienen oficina en Guaynabo y les surge una oportunidad de negocio que les requiere estar un mes en la zona oeste, pueden tener una oficina instantánea solo por ese tiempo”, dijo Becerril.

¿Cómo elegir el espacio más adecuado?

A la hora de elegir el espacio de cotrabajo más adecuado para su negocio, Becerril recomendó que el empresario primero conozca sus necesidades y preferencias, para que pueda escoger un lugar que se ajuste a su estilo de vida y trabajo. “Por ejemplo, si trabaja con clientes o colaboradores en otros países y zonas horarias, va a necesitar un lugar al que pueda tener acceso las 24 horas”, expuso.

Otros factores que tomar en cuenta al escoger un espacio de cotrabajo son:

• Ubicación: “Es importante que el lugar tenga buen estacionamiento, sobre todo si vas a recibir clientes, y que tenga cerca los servicios que podrías necesitar, como lugares para almorzar”, apuntó Becerril.

• Velocidad de internet: La Cámara de Comercio de los Estados Unidos, en su plataforma digital CO, aconseja probar la conexión y velocidad de internet para cerciorarte de que satisfará las necesidades de tu negocio.

• Seguridad: Algunos espacios de cotrabajo ofrecen oficinas con puerta cerrada para equipos pequeños, mientras que otros tienen cámaras de seguridad, guardias o acceso al edificio con tarjeta o con caja de seguridad para llaves.

• Privacidad: “Si quieres minimizar la socialización, quizás prefieras un espacio con oficinas separadas para cada empresa. Si el networking es importante para ti, quizá prefieras un espacio orientado a construir comunidad”, recomienda la Cámara de Comercio estadounidense.

• Servicios y amenidades: Becerril aconsejó preguntar qué servicios están incluidos en el contrato, membresía u oferta y cuáles se deben costear aparte. Si, como parte de tu trabajo, debes hacer llamadas telefónicas en privado, verifica si el lugar cuenta con cabinas telefónicas.

• Relación costo-beneficio: “El presupuesto para tu espacio de cotrabajo deberá incluir el costo de la membresía, cualquier costo adicional, el precio del equipo que llevarás contigo y los costos de transporte”, menciona la Cámara de Comercio estadounidense. Becerril recomendó verificar que “el costo de operar en un espacio de coworking tenga sentido financiero para la persona o el negocio. Por ejemplo, si solo vas a ir dos días al mes, tal vez no tenga sentido adquirir un contrato de un mes”.

Tendencias

Entre las nuevas tendencias en el sector para 2025, Becerril mencionó la de utilizar los espacios de cotrabajo para hacer sesiones fotográficas y grabar pódcast, por lo que ya hay varios en Puerto Rico que cuentan con los equipos audiovisuales disponibles para ello. También ha visto, sobre todo en otros países, que las empresas de cotrabajo hacen alianzas para que, con una sola membresía, el cliente tenga acceso a diferentes localidades.

La autora es periodista colaboradora de Suplementos.