Como ocurrió por todo Puerto Rico en septiembre del 2017, el histórico edificio que alberga el Archivo General y la Biblioteca Nacional de Puerto Rico fue golpeado por el poderoso huracán María. Y al igual que sucedió por toda la Isla, la institución tuvo que hacer frente al desastre como le fue posible.

Sin embargo, como lo demuestran los avances que han logrado, particularmente en los últimos dos años, es evidente que la entusiasta directora del Archivo y la Biblioteca, Hilda Teresa Ayala González, y su equipo de trabajo, conformado en más del 90% por mujeres, no se quedaron esperando porque se diera el complejo y burocrático proceso de asistencias de recuperación y se lanzaron a procurar cualquier fuente que estuviera disponible para ir levantando ambas instituciones.

“Aquí hubo ciertos daños, al igual que en el resto del país. El edificio sufrió algunas pérdidas de ventanas, entrada de agua por la pérdida de las ventanas”, comentó Ayala. “Pero hemos estado trabajando con FEMA (Agencia Federal de Manejo de Emergencias), a través de este proceso, en lo que ese dinero llega aquí al Archivo”.

“Adicional a eso hemos identificado unos fondos a nivel de gobierno, que son los fondos Capex (Inversiones Capitales), y con estos fondos Capex hemos ido paleando algunas de las necesidades que tenía el edificio, en lo que es ese dinero de FEMA eventualmente llega a nuestras arcas y podemos hacer los arreglos que hay que trabajar”, añadió.

Ayala explicó que el Archivo General recibe “la documentación pública de valor permanente generada por el gobierno de Puerto Rico” y también alberga colecciones privadas que han llegado a la institución, y la Biblioteca Nacional “tiene la misión de traer y dar acceso a las publicaciones, la bibliografía nacional del País”.

“Estas dos instituciones conviven en este espacio y tienen esa misión a largo plazo: asegurar que los documentos van a estar accesibles no solo para la generación actual, sino para las generaciones venideras y que todo el mundo pueda tener ese acceso a la información desde un solo lugar”, agregó.

Cabe mencionar que cuando se refiere a documentos, habla de una diversidad de materiales y formatos que incluye: la unidad de materiales de papel, tales como periódicos, documentos y manuscritos, mapas y planos; el área de música y sonido, que incluye grabaciones, cintas “reel to reel”, casetes, partituras musicales, programas de música; la unidad de imágenes en movimiento, donde hay películas de 16mm, 35mm, Betacam, VHS; y la unidad de fotografía, que conserva fotografías en papel y en negativos. También se guardan allí protocolos notariales, algunos con más de 50 años, que llegan en colaboración con la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN).

En la Biblioteca, por otro lado, hay una gran variedad de libros, documentos, periódicos, revistas y colecciones tales como la colección de Eugenio María de Hostos, la colección de la biblioteca personal de Concha Meléndez y la colección de libros de temas sobre afrodescendencia de Ricardo Alegría.

“En fin, es un mundo de información dentro de este edificio. El Archivo General tiene alrededor de 90,000 pies cúbicos de documentos. Son miles y miles de pies cúbicos de documentos, cada uno con una necesidad específica de conservación”, comentó.

Ese trabajo de conservar y hacer disponible al público todo ese material tan diverso es un enorme reto. Tan solo con las películas y sus diferentes formatos “es un problema, porque no existen reproductores para muchos de los materiales que hay aquí y tenemos que estar buscando maneras de cómo migrar el contenido para poder acceder al mismo. Y ese es uno de los proyectos de digitalización con los que estamos trabajando”.

La directora explicó que el edificio “necesita mantener una temperatura y un control de la humedad todo el tiempo”, porque los documentos en el archivo “están hechos en su gran mayoría de papel, acetato o poliéster. Y cada uno de estos medios necesita una temperatura y una humedad específica para asegurar su preservación a largo plazo”. Los cambios en temperatura y humedad provocan que el documento “se debilite, se desgarre”.

Tras el azote de María, aunque el edificio tenía un generador para atender situaciones de falta de servicio eléctrico, “del edificio de al lado le cayó a nuestro generador el sistema de climatización” y no se pudo utilizar.

“Eso fue una de las cosas que primero atendimos. Tenemos ya, finalmente, un generador y tenemos la transferencia automática. Así que, si el edificio se queda sin electricidad, el generador ahora prende y en 19 segundos, porque ya hemos hecho varios ejercicios, nos hemos quedado sin luz en un par de ocasiones, el generador enciende y prende el edificio completo, incluyendo el sistema de climatización. Es una de las cosas que trabajamos en este pasado año”, confirmó.

La directora agregó que también se ocuparon de resolver el problema del sistema de climatización, pues el edificio “tuvo por más de 20 años una sola unidad de enfriamiento, que colapsó luego del huracán por los cambios drásticos que hubo de electricidad”.

“Por los pasados dos años estuvimos en el proceso de adquirir primero una unidad. Pero, como sabemos que una unidad no es suficiente, porque hace falta mantenimiento, puede salir del sistema de carga, lo que se hizo fue adquirir una segunda unidad. Eso quiere decir que vamos a asegurar que el edificio siempre va a tener una unidad de climatización que está activa y funcionando, y también conectada a la planta, para asegurar que el edificio se mantenga climatizado”.

“Estos últimos dos años han sido de escribir propuestas, solicitar fondos y más que todo de ejecutar. Llevamos dos años con una agenda bien cargada para asegurar que este edificio pueda estar en las condiciones que merece estar. Porque, por décadas, por las diferentes necesidades que ha habido económicas en el gobierno, aquí no había fondos para esto”, subrayó.

Explicó que con esos esfuerzos de identificar proyectos específicos, someter propuestas y demostrar las necesidades que tiene el edificio, han conseguido esos ingresos que “sumaron $1.3 millones en el pasado año y medio, solamente para mejoras por Capex”.

Además del generador y las dos unidades de enfriamiento, también arreglaron los ascensores y actualizaron el sistema completo de monitoreo del edificio, con la renovación de 64 cámaras de seguridad y la instalación de un sistema de grabación constante las 24 horas.

De igual forma, con los fondos recibidos están en proceso de modernizar el sistema de detección y supresión de incendios, sustituyendo el viejo sistema a base de agua por uno de gas inerte.

“Sabemos que el agua siempre va a ser mejor que el fuego, pero el efecto que causa cuando un documento se expone al fuego y luego al agua, pues crea una pasta, el hollín mancha, el documento después puede generar hongos. Así que optamos por un sistema de detección que aspira aire cada segundo y va analizando para asegurarse de que no hay partículas de incendio por ningún lugar del edificio. Y el sistema de supresión, específicamente dentro de los depósitos, es a base de gas inerte. El gas extrae el oxígeno y, como no hay oxígeno, se apaga el fuego”, explicó Ayala.

Pero las cosas no quedan ahí; en los pasados dos años, el Archivo también ha conseguido identificar fondos y subvenciones para poder impulsar su centro de digitalización y unirse a la tendencia mundial de proveer servicios en formato digital.

Ahora, con una buena dosis de creatividad y adaptación, pues al tratarse de un edificio histórico que no permite modificaciones en su estructura, han logrado configurar los espacios donde se están digitalizando los documentos uno a uno, de manera que puedan estar disponibles y accesibles para investigadores y público, sin tener siquiera que llegar allí, en lo que será el repositorio digital del Archivo General.

La digitalización no es sencilla, requiere equipo altamente especializado para poder, por ejemplo, escanear documentos de gran tamaño, como planos, o para escanear negativos y fotografías, que en caso de los negativos tiene además que invertir la imagen.

Todo ese moderno centro de digitalización ha sido posible gracias a una subvención de $2 millones de la Fundación Andrew W. Mellon, para la cual tuvieron que competir con muchas otras instituciones. Además, como parte del compromiso del centro de digitalización, han entrenado especialistas para que dicho proceso se haga siguiendo los estándares federales de digitalización y los que se usan a nivel mundial, que establecen parámetros uniformados de color, resolución y demás.

Fue necesario incluso crear una especie de carpas, confeccionadas a la medida, que sirvieran de cuarto oscuro para que la luz no afectara el proceso de digitalización de ciertos documentos, muchos de los cuales deben manipularse con extremo cuidado, como las actas del cabildo de San Juan, que con motivo de los 500 años de la fundación de San Juan eligieron para comenzar la digitalización, y que datan desde 1722 y “recogen la evolución y cómo se forjó, no tan solo San Juan, sino Puerto Rico”.

“Aquí decidimos que, si íbamos a hacer las cosas, las vamos a hacer extrabién. No íbamos a empezar desde chiquito, íbamos a hacer las cosas bien, en grande, con miras a ser un modelo para otras instituciones en el País. Y demostrar que se puede. Hay que trabajar un poquito, pero se puede”, afirmó Ayala, con evidente orgullo y destacando a las dos jóvenes que se han especializado en manejar los equipos de digitalización, y son parte de los 14 empleos nuevos que ha creado el proyecto.

Por otro lado, la directora comentó que, como todas esas imágenes que se están escaneando para el archivo digital suponen una gran cantidad de espacio de memoria, se ocuparon de adquirir sus propios servidores para poder almacenarlas y tenerlas disponibles para el público.

“Los servidores todavía no han llegado, pero es algo que se empezó hace dos años. Uno de los problemas más grandes que hemos enfrentado es que estas imágenes son inmensas y tenemos que producir varias copias. Así que vamos a necesitar mucho almacenamiento y con Mellon logramos establecer la infraestructura básica, que son 300 teras (bytes)”, comentó Ayala.

Agregó que, hace unas tres semanas, la Junta de Supervisión Fiscal (JSF) autorizó una partida de sobre $841,000 para aumentar esa capacidad “de 300 teras (cada tera equivale a mil gigabytes) a 3.5 petas (cada petabyte equivale a un millón de gigabytes)”.

“Vamos a ser una de las instituciones de Puerto Rico con más almacenamiento local, porque uno de los retos que tienen estos proyectos es que los fondos, como son especiales, no son recurrentes, no puedo decir que voy a alquilar una nube para guardar las cosas, porque no tengo $20,000 todos los meses para pagar una subscripción de la nube. Así que teníamos que tener ese almacenamiento. Eso era una de las cosas más importantes. Y esto es del Archivo General, no de una entidad privada que quiera hacer una colaboración. Es de aquí, es nuestro. Y este sistema de almacenamiento nos va a permitir crecimiento por los próximos cinco años”, afirmó.

Agregó que, pese a los retrasos por la espera de llegada de los equipos, mantienen la ambiciosa meta de digitalizar medio millón de imágenes para que, “si todo sale bien y se logra terminar la instalación de los servidores, para junio el repositorio se pueda hacer público para que la gente empiece a navegar por las colecciones”.

El esfuerzo y los resultados del Archivo y la Biblioteca no ha pasado desapercibidos. Por el contrario, han servido para que les otorguen otros fondos para que continúen desarrollando otros proyectos.

De acuerdo con el director del Instituto de Cultura Puertorriqueña, Carlos Ruiz Cortés, el gobierno le asignó al Archivo cerca de $1.5 millones de fondos ARPA, que se usarán para administración y para proyectos de colaboración con Estados Unidos y España.

“La oportunidad de competir por ‘grants’ (subvenciones) siempre ha existido. El asunto es la voluntad, el personal, el liderazgo, y confiar también en nosotros mismos”, afirmó Ruiz, al tiempo que celebraba la gestión de Ayala y su equipo de trabajo.

Entretanto, el Archivo General y la Biblioteca Nacional esperan también poder usar los fondos de reconstrucción que asignó FEMA a la institución.

“Son $3.1 millones de FEMA. Ya están en caja. Así que próximamente estaría el proceso ya de realización del proyecto. Esperamos que antes que se acabe el año empiece la restauración de lo que son puertas, ventanas, pintura, mejoras permanentes”, comentó el director del ICP.

Además, hay otros $600,000 para trabajar con documentos en el Depósito 5, que fue muy afectado. Este proyecto, explicó la directora, se trabajó con una compañía especializada y estuvo a una firma de comenzar, pero a último momento el contratista se retiró, no por problemas con el Archivo, sino por una situación de una deuda con otra agencia del gobierno, que consideraron que, si no se pagaba, pues no tendrían ninguna relación con el gobierno. Esa cancelación supuso un retraso de más de un año en ese trabajo de sanitización de documentos. Afortunadamente, ya están trabajando con otra compañía para poder llevarlo a cabo.

“Algo muy bonito de todo esto, que a veces uno piensa en el Archivo y piensa que es solo para historiadores. Pero no, esto es para todo el mundo, todas las artes, todas las disciplinas, en fotografía; nada, eso es... es la democratización y accesibilidad de la información para todos”, resaltó Ruiz.

Y como si todo lo que han estado haciendo no fuera suficiente, el Archivo General y la Biblioteca Nacional mantienen sus servicios de atención al público y un interminable calendario de variadas actividades, presentaciones y exposiciones.

Ayala invitó a las personas que estén interesadas en conocer más sobre el Archivo General y la Biblioteca Nacional, y sobre sus proyectos y eventos, a “buscarnos por las redes sociales, buscar nuestra página web. Ahí tienen acceso a la información de quiénes somos, cuáles son nuestras colecciones, cuáles son los servicios que estamos dando. Y los exhortamos a que nos visiten. Estamos siempre aquí disponibles para el público”.