El Negociado para el Manejo de Emergencias y Administración de Desastres (NMEAD) emitió desembolsos ilegales por la cantidad de $27,177,343, para pagar enmiendas con carácter retroactivo realizadas a dos contratos firmados en septiembre del 2017 y febrero del 2018 y cuyas cuantías originales eran de $800,000 y $188,700 respectivamente, según reveló la Oficina de la Contralora de Puerto Rico (OCPR).

En un comunicado de prensa de la OCPR sobre la auditoría se informó que “a pesar de que la cuantía original de los contratos se agotó en aproximadamente seis semanas, el Negociado permitió a los contratistas seguir prestando servicios. Cuando un contratista sobrepasa la cuantía máxima de un contrato, deja de existir una relación contractual valida, exigible, prospectiva y escrita”. Además, se establece en el comunicado que situación, “contraria a la jurisprudencia establecida por el Tribunal Supremo y por la Ley 237-2004, Ley para establecer Parámetros Uniformes en los Procesos de Contratación de Servicios Profesionales y Consultivos para las Agencias y Entidades del ELA, perjudica al Negociado ya que no existen documentos legales que establezcan las obligaciones entre las partes”.

Aunque en el comunicado se informó que la auditoría realizada en NMEAD comprende los años 2016 al 2019, no se especifica quienes fueron los contratistas a los que se les hicieron los desembolsos, en qué fecha se presentaron las enmiendas retroactivas o quien era el titular de la agencia al momento de aprobarse las mismas.

De acuerdo con la OCPR, los contratos se originaron para dar apoyo a la Oficina del Governor Authorized Representative (GAR). Esta oficina pasó a formar parte de la Oficina de Gerencia y Presupuesto en octubre de 2017 y luego a la Oficina de Recuperación y Reconstrucción (COR3) en marzo de 2018, por lo cual el Negociado no continuó administrando dichos contratos. “Los servicios contratados estaban relacionados con la administración de programas de Asistencia Pública y de Subvenciones para Mitigación de peligros y apoyo a los esfuerzos de respuesta y recuperación tras el paso de los huracanes Irma y María”, añade el informe.

La auditoría de cuatro hallazgos también reveló que el Negociado pagó $60,027 por servicios prestados sin contrato a una agencia de publicidad entre el 2017 al 2019. Además, se desembolsaron $7,677 a un contratista por horas de servicio prestadas antes de la formalización de un contrato y sin contar con los fondos que respaldaran el servicio rendido. Al respecto, los comisionados en funciones permitieron que los contratistas prestaran servicios antes que se otorgaran las enmiendas.

Los auditores identificaron tres enmiendas por $815,425 en fondos federales, que se otorgaron por servicios publicitarios entre el 2017 y 2019, sin llevar a cabo un proceso de libre competencia con la participación de varios proveedores. “Esta situación podría propiciar el favoritismo con ciertos proveedores, y la agencia federal que asignó los fondos, podría cuestionar y solicitar su rembolso”, de acuerdo con la OCPR.

Del informe se desprende también que, contrario a la Carta Circular 1300-02-12, Contratación de Servicios de Publicidad, el Negociado realizó pagos por $20,398, en exceso del 15% de comisión, a una agencia de publicidad y a otros subcontratistas. La facturación incluía comisiones desde un 17.65%, hasta el 25%.

Además, el Negociado pagó $10,809 entre el 2016 y el 2019, por el almacenamiento de documentos cuyo periodo de conservación había expirado. La directora de Servicios Generales no supervisó las operaciones relacionadas con la administración de documentos que debieron haberse dispuesto entre el 1986 y el 2018.

Contrario a la ley y la reglamentación vigente, el comisionado contrató los servicios de contadores públicos autorizados hasta 14 meses posteriores de la fecha establecida por ley, que fija que los contratos para realizar los single audits se deben otorgar 90 días antes del cierre del año fiscal. El examen realizado reveló que las contrataciones del 2016 al 2018 se formalizaron hasta 14 meses tarde, lo que impidió que las agencias federales tuvieran a tiempo los resultados de las auditorías.